Почему в бизнесе нет денег: управленческий учет и финансовый контроль.

Если бизнес растет, а денег нет — это не мистика и не обязательно означает, что собственник слишком много тратит.

Чаще всего причина в другом: оборот увеличивается, продаж становится больше, сотрудники заняты, деньги постоянно проходят через расчетный счет — но собственник смотрит не на те показатели.

Можно видеть растущую выручку и при этом не замечать, что маржа снижается, деньги застряли в товаре, клиенты еще не заплатили, налоги не отложены, а часть поступлений уже фактически принадлежит поставщикам, сотрудникам или государству.

Бухгалтерская прибыль, остаток на расчетном счете и реальная управленческая прибыль — это три разные цифры. И ни одна из них не заменяет две другие.

Мы в «Коин Финанс» часто сталкиваемся с одной и той же ситуацией. Собственник говорит: “Продажи выросли, оборот стал больше, но денег все равно нет. Куда они уходят?”

Когда начинаем разбирать цифры, оказывается, что деньги никуда таинственно не исчезли. Они находятся:

• в товарных остатках;
• в дебиторской задолженности;
• в авансах поставщикам;
• в новых закупках;
• в комиссиях маркетплейса;
• в возвратах и логистике;
• в налогах, которые еще не заплатили;
• в кредитах и займах;
• в оборудовании;
• в расходах, которые собственник не отделял от бизнеса;
• в низкомаржинальных продажах, создающих оборот, но почти не создающих прибыль.

Именно поэтому управленческий учет нужен не для того, чтобы “делать еще больше таблиц”. Он нужен, чтобы собственник видел, что происходит с деньгами, сколько бизнес реально зарабатывает и какие решения можно принимать без гадания.

Почему рост выручки не означает рост прибыли

Выручка показывает, на какую сумму бизнес продал товары или услуги.

Но она не показывает, сколько осталось после:

• закупки товара;
• себестоимости услуг;
• комиссии;
• логистики;
• рекламы;
• зарплат;
• аренды;
• налогов;
• процентов по кредитам;
• возвратов;
• брака;
• скидок;
• постоянных расходов.

Бизнес может увеличить выручку в два раза, но при этом заработать меньше.

Например, продажи выросли за счет товара с низкой маржой. Или пришлось увеличить рекламный бюджет, нанять сотрудников, арендовать дополнительный склад и предоставить покупателям скидки.

На бумаге бизнес растет. По факту дополнительная выручка не покрывает дополнительные расходы.

Оборот показывает масштаб движения денег. Прибыль показывает экономический результат. Это не одно и то же.

Именно поэтому вопрос собственника должен звучать не только “Сколько мы продали?”, но и:

• сколько заработали на этих продажах;
• какая маржа осталась;
• какие направления приносят прибыль;
• какие работают в ноль;
• какие создают оборот, но забирают деньги.

Почему деньги на счете — это не прибыль

Одна из самых распространенных ошибок — считать прибылью остаток на расчетном счете.

На счете может быть 3 млн рублей, но это еще не значит, что собственник может забрать 3 млн.

Часть этих денег может предназначаться:

• поставщикам;
• сотрудникам;
• налоговой;
• арендодателю;
• банку;
• клиентам, которым возможен возврат;
• для закупки товара;
• для финансирования ближайших обязательных расходов.

И наоборот: на счете может быть мало денег, хотя бизнес за месяц получил прибыль.

Так происходит, если прибыль уже вложена:

• в товар;
• в оборудование;
• в развитие;
• в дебиторскую задолженность;
• в авансы;
• в погашение кредита.

Деньги на счете отвечают на вопрос “Сколько денег есть сейчас?”. Прибыль отвечает на вопрос “Сколько бизнес заработал за период?”.

Смешивать эти показатели опасно. Собственник может забрать деньги, которые кажутся свободными, а через неделю столкнуться с кассовым разрывом.

Чем прибыль отличается от денежного потока

Прибыль рассчитывается по принципу начисления: доходы и расходы относятся к тому периоду, в котором они возникли экономически.

Денежный поток показывает фактические поступления и выплаты.

Простой пример.

Компания оказала услуги на 1 млн рублей в мае. Клиент оплатит их только в июле.

В отчете о прибылях и убытках доход может относиться к маю. Но денег на счете в мае еще нет.

Другой пример.

В мае компания закупила товар на 2 млн рублей, который будет продавать в течение следующих четырех месяцев.

Деньги ушли сейчас. Но вся стоимость товара не должна одномоментно уменьшать прибыль мая: часть товара еще остается на складе.

Поэтому в одном и том же месяце бизнес может:

• показать прибыль, но не получить деньги;
• получить много денег, но не заработать прибыль;
• понести денежные расходы, которые не являются расходами текущего периода;
• получить аванс, который пока не является заработанным доходом.

Прибыль и деньги двигаются по разным правилам. Без двух отдельных отчетов собственник неизбежно начинает путать одно с другим.

Для контроля нужны как минимум:

• отчет о прибылях и убытках;
• отчет о движении денежных средств;
• управленческий баланс.

Каждый из них отвечает на свой вопрос.

Что показывает отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках, или ОПиУ, показывает, сколько бизнес заработал за определенный период.

В нем отражаются:

• выручка;
• себестоимость;
• валовая прибыль;
• коммерческие расходы;
• управленческие расходы;
• операционная прибыль;
• проценты;
• налоги;
• чистая прибыль.

Этот отчет помогает увидеть:

• действительно ли бизнес прибыльный;
• какая у него маржа;
• какие расходы растут быстрее выручки;
• какое направление зарабатывает;
• какой товар или услуга работает в убыток;
• сколько остается собственнику после всех расходов.

Но ОПиУ сам по себе не объясняет, почему прибыль есть, а денег нет.

Для этого нужен второй отчет.

Что показывает отчет о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств, или ДДС, показывает, откуда пришли деньги и куда они ушли.

Обычно движения делят на три части:

• операционная деятельность;
• инвестиционная деятельность;
• финансовая деятельность.

Операционная деятельность — это обычная работа бизнеса: поступления от клиентов, оплата поставщикам, зарплата, аренда, налоги, реклама.

Инвестиционная деятельность — покупка или продажа оборудования, помещений, транспорта и других долгосрочных активов.

Финансовая деятельность — кредиты, займы, вложения собственника, погашение долгов, выплата дивидендов или изъятие денег.

Такое разделение важно. Без него собственник может увидеть положительный денежный поток и решить, что бизнес хорошо заработал, хотя деньги на самом деле появились за счет кредита.

Или наоборот: увидеть снижение денег и решить, что бизнес убыточен, хотя средства были направлены на покупку оборудования.

ДДС показывает не прибыльность бизнеса, а движение денег. Он помогает понять, чем компания финансирует свою работу и почему изменился остаток на счете.

Зачем нужен управленческий баланс

Управленческий баланс показывает, чем владеет бизнес и кому он должен на конкретную дату.

В нем видны:

• деньги;
• товарные остатки;
• дебиторская задолженность;
• оборудование;
• авансы;
• кредиты;
• долги поставщикам;
• обязательства перед сотрудниками;
• налоги;
• собственный капитал.

Именно баланс часто дает ответ на вопрос “куда делась прибыль”.

Она могла превратиться:

• в товар;
• в дебиторскую задолженность;
• в оборудование;
• в выданные авансы;
• в погашенные долги.

Без баланса собственник видит отдельные движения, но не видит всей финансовой картины.

Как маркетплейсы искажают ощущение прибыли

Особенно часто проблема возникает у бизнеса на Wildberries, Ozon и других маркетплейсах.

Собственник видит продажи в личном кабинете и поступления на расчетный счет. Но между продажей товара и деньгами, которые остались бизнесу, находятся:

• комиссия маркетплейса;
• логистика;
• хранение;
• приемка;
• реклама;
• штрафы;
• платные услуги;
• возвраты;
• компенсации;
• скидки;
• удержания;
• налоги;
• себестоимость товара.

Поступление от маркетплейса — это не прибыль.

Продажи в личном кабинете — тоже не прибыль.

Даже разница между продажами и закупочной стоимостью товара еще не показывает окончательный результат.

В одном из наших практических запросов собственникам бизнеса на маркетплейсе нужно было разделиться и определить финансовый результат за два года. Для этого было недостаточно посмотреть выписки банка или отчеты о продажах. Нужно было собрать единую картину:

• выручку по отчетам маркетплейса;
• возвраты;
• комиссии;
• логистику;
• закупочную стоимость;
• рекламу;
• налоги;
• прочие расходы;
• взаиморасчеты собственников;
• остатки товара;
• деньги, которые каждый из участников вкладывал или забирал.

Только после этого можно говорить о реальной прибыли или убытке и справедливо делить результат.

Маркетплейс может показывать хорошие продажи, а расчетный счет — регулярные поступления. Но пока не собраны комиссии, возвраты, логистика, реклама, себестоимость и налоги, собственник не знает, заработал он или просто прокрутил деньги.

Как товарные остатки забирают деньги бизнеса

В торговле деньги часто находятся не на расчетном счете, а на складе.

Компания закупила товар — деньги ушли. Но если товар еще не продан, он остается активом бизнеса.

Проблема возникает, когда собственник не знает:

• сколько денег вложено в остатки;
• какие товары продаются быстро;
• какие лежат месяцами;
• какие модели приносят маржу;
• какие продаются только со скидкой;
• какие позиции нужно перестать закупать.

Мы разбирали такую задачу на примере сезонного магазина велосипедов. Продажи в основном происходят в теплый сезон, а зимой бизнес продолжает нести расходы.

Собственнику недостаточно знать общую годовую прибыль. Ему нужно понимать:

• сколько зарабатывает каждый месяц;
• сколько денег бизнес теряет в несезон;
• какой резерв нужно сформировать на зиму;
• сколько средств заморожено в велосипедах;
• какова оборачиваемость по моделям и группам;
• какие велосипеды приносят прибыль;
• какие создают залежавшиеся остатки;
• сколько товара можно закупать перед сезоном.

Без этого прибыльный по итогам года бизнес может зимой столкнуться с нехваткой денег.

Как отсрочки платежа создают кассовый разрыв

Продажа с отсрочкой увеличивает выручку, но не увеличивает деньги на счете в момент продажи.

При этом бизнес уже может быть обязан:

• оплатить поставщику;
• выплатить зарплату;
• перечислить налоги;
• оплатить аренду;
• купить материалы для следующего заказа.

Получается парадокс: продажи есть, прибыль по отчету может быть, а платить нечем.

Это и есть кассовый разрыв.

Кассовый разрыв не всегда означает, что бизнес убыточен. Иногда он означает, что сроки поступления и выплаты денег не согласованы между собой.

Но если собственник не ведет платежный календарь и не планирует денежный поток, такой разрыв каждый раз становится неожиданностью.

Прибыльный бизнес тоже может стать неплатежеспособным, если деньги от клиентов приходят позже, чем наступают обязательства перед поставщиками, сотрудниками и государством.

Как возвраты и авансы искажают картину

Возвраты уменьшают реальный результат, даже если исходная продажа выглядела успешной.

Особенно это заметно:

• в торговле;
• на маркетплейсах;
• в онлайн-бизнесе;
• при продаже товаров с высокой долей возвратов;
• при работе по предоплате.

Аванс от клиента тоже создает иллюзию денег.

Средства уже на счете, но услуга еще не оказана или товар не передан. Эти деньги нельзя автоматически считать прибылью и свободно изымать из бизнеса.

Часть аванса потребуется потратить на исполнение обязательства.

Если собственник воспринимает весь входящий поток как заработанное, деньги начинают расходоваться раньше, чем бизнес выполнил работу.

Как налоги превращаются в неожиданную нехватку денег

Налоги часто становятся причиной кассового разрыва не потому, что они слишком высокие, а потому, что их не отделяли от денег бизнеса.

На расчетный счет поступает выручка. Собственник видит остаток и считает его доступным.

Но внутри этой суммы уже может находиться будущий:

• НДС;
• налог по УСН;
• НДФЛ;
• страховые взносы;
• налог на прибыль;
• налог с операций с цифровой валютой;
• другие обязательные платежи.

Если налоговый резерв не формируется заранее, к сроку уплаты возникает ощущение, что налог “внезапно забрал все деньги”.

На самом деле часть этих денег никогда не была свободной.

Налог нельзя считать тогда, когда пришел срок его уплаты. Его нужно учитывать в финансовой модели в тот момент, когда бизнес формирует доход и обязательство.

Почему бухгалтерской отчетности собственнику недостаточно

Бухгалтерский и налоговый учет необходимы бизнесу. Они обеспечивают отчетность перед государством, подтверждают операции и помогают выполнять требования законодательства.

Но бухгалтерская отчетность создается не только для ежедневных управленческих решений собственника.

Она не всегда дает удобный ответ на вопросы:

• сколько мы заработали вчера, за неделю или по конкретному проекту;
• какой товар приносит больше прибыли;
• какой клиент убыточен;
• сколько денег можно безопасно забрать;
• хватит ли денег на три месяца;
• сколько нужно отложить на несезон;
• почему вырос оборот, а маржа снизилась;
• где возник кассовый разрыв;
• какое подразделение тратит слишком много;
• стоит ли открывать новую точку.

Управленческий учет адаптируется под модель бизнеса и вопросы собственника.

Бухгалтерский учет отвечает на вопрос, как операции должны быть отражены и какие обязательства есть перед государством. Управленческий учет отвечает на вопрос, что происходит с бизнесом и какое решение принимать собственнику.

Они не заменяют друг друга. Сильная финансовая система использует оба вида учета.

Какие отчеты нужны собственнику бизнеса

Не нужно начинать с двадцати сложных таблиц.

В большинстве случаев базовая система управленческого учета строится вокруг нескольких отчетов.

Отчет о прибылях и убытках

Показывает, сколько бизнес заработал за период и за счет чего сформировался результат.

Отчет о движении денежных средств

Показывает, откуда пришли деньги, куда они ушли и почему изменился остаток.

Управленческий баланс

Показывает активы, обязательства и капитал бизнеса.

Платежный календарь

Показывает будущие поступления и выплаты, помогает заранее видеть кассовые разрывы.

Отчет по дебиторской и кредиторской задолженности

Показывает, кто должен бизнесу, кому должен бизнес и когда должны пройти расчеты.

Отчет по маржинальности

Показывает прибыльность товаров, услуг, клиентов, проектов, каналов продаж или подразделений.

Отчет по товарным остаткам и оборачиваемости

Нужен торговому бизнесу. Показывает, сколько денег находится на складе, какие позиции продаются быстро, а какие замораживают деньги.

План-факт

Сравнивает финансовый план с фактическим результатом и показывает отклонения.

Собственнику нужны не все возможные отчеты, а только те, которые помогают принимать его конкретные решения.

Как понять, сколько денег собственник может забрать из бизнеса

Этот вопрос нельзя решать по остатку на счете.

Перед тем как вывести деньги, нужно проверить:

• текущий остаток;
• обязательные платежи;
• налоги;
• зарплату;
• долги поставщикам;
• будущие закупки;
• кредитные платежи;
• резерв;
• кассовые разрывы;
• потребность бизнеса в оборотном капитале;
• нераспределенную прибыль;
• юридический способ вывода денег.

В нашей практике собственники нередко спрашивают: “Сколько я могу забрать из бизнеса?”

Правильный ответ появляется только после того, как составлен прогноз движения денег и определен неснижаемый остаток.

Забирать из бизнеса можно не все деньги на счете, а только ту часть, которая остается после финансирования обязательств, резервов и нормальной работы компании.

Иначе собственник сначала выводит “прибыль”, а потом возвращает деньги в бизнес, чтобы заплатить поставщикам или зарплату.

Признаки того, что управленческий учет уже нужен

Управленческий учет пора вводить, если:

• оборот растет, но денег больше не становится;
• собственник не знает точную прибыль;
• прибыль определяют по остатку на счете;
• регулярно возникают кассовые разрывы;
• неизвестно, сколько денег можно вывести;
• есть несколько направлений бизнеса;
• нельзя определить прибыльность товаров или услуг;
• много товарных остатков;
• клиенты платят с отсрочкой;
• есть кредиты или займы;
• бизнес зависит от сезона;
• есть маркетплейсы;
• собственники не понимают, как справедливо разделить результат;
• бухгалтерские данные есть, но управленческих решений на их основе принять нельзя;
• цифры собираются вручную из банка, 1С, Excel и личных кабинетов;
• финансовые решения принимаются “по ощущениям”.

Наличие одной проблемы еще не означает, что нужна сложная финансовая служба.

Но если совпадает несколько пунктов, бизнес уже перерос учет “в голове”.

Как внедряется управленческий учет

Внедрение управленческого учета начинается не с выбора программы.

Сначала нужно понять:

• как бизнес зарабатывает;
• какие направления существуют;
• какие решения хочет принимать собственник;
• откуда поступают данные;
• какие расходы прямые, а какие общие;
• как рассчитывается себестоимость;
• какие аналитики нужны;
• где сейчас появляются ошибки;
• кто будет отвечать за ввод данных;
• как часто должны формироваться отчеты.

Дальше определяется структура учета:

• статьи доходов и расходов;
• направления;
• проекты;
• подразделения;
• центры финансовой ответственности;
• правила распределения расходов;
• порядок учета товара;
• правила отражения займов, авансов и вложений собственника;
• форма управленческих отчетов.

После этого данные собираются, проверяются и постепенно автоматизируются.

Покупка программы сама по себе не создает управленческий учет. Сначала нужна финансовая логика, и только потом — инструмент для ее автоматизации.

Какие ошибки допускают при внедрении управленческого учета

Ошибка 1. Собирать слишком много показателей

Если собственнику показывают десятки таблиц, которыми он не пользуется, учет превращается в дорогую бюрократию.

Ошибка 2. Не определить единые правила

Если один и тот же платеж в разные месяцы относится к разным статьям, отчеты невозможно сравнивать.

Ошибка 3. Смешивать личные и деловые деньги

Когда личные расходы проходят через бизнес без понятной классификации, прибыль и денежный поток искажаются.

Ошибка 4. Не учитывать остатки и незавершенные работы

В торговле нельзя корректно считать прибыль без товарных остатков. В проектном бизнесе — без учета незавершенных работ.

Ошибка 5. Считать отчетность слишком поздно

Отчет, который собственник получает через два месяца после окончания периода, уже мало помогает управлять текущей ситуацией.

Ошибка 6. Автоматизировать хаос

Если методология не определена, автоматизация просто начинает быстрее формировать неправильные цифры.

Что дает собственнику управленческий учет

Правильно настроенный управленческий учет позволяет:

• понимать реальную прибыль;
• видеть, куда уходят деньги;
• планировать платежи;
• заранее замечать кассовые разрывы;
• оценивать маржинальность;
• контролировать расходы;
• управлять товарными остатками;
• рассчитывать финансовый резерв;
• принимать решения по найму и развитию;
• оценивать новые проекты;
• понимать, сколько денег можно вывести;
• разговаривать с партнерами на языке цифр;
• перестать управлять бизнесом по остатку на счете.

Но главная ценность не в самих отчетах.

Главная ценность в том, что решения становятся проверяемыми.

Собственник может не просто чувствовать, что “денег мало”, а видеть конкретную причину:

• слишком много товара;
• низкая маржа;
• просроченная дебиторка;
• рост расходов;
• сезонный спад;
• большой кредитный платеж;
• слишком ранний вывод денег;
• несбалансированные сроки расчетов.

Управленческий учет не создает прибыль автоматически. Он показывает, где бизнес ее зарабатывает, где теряет и какое решение может изменить результат.

Частые вопросы

Можно ли вести управленческий учет в Excel?

Да, на начальном этапе Excel может быть достаточным инструментом. Главное — единая методология, регулярность и достоверные данные. По мере роста бизнеса учет можно автоматизировать.

Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского?

Бухгалтерский учет ведется по установленным правилам и формирует обязательную отчетность. Управленческий учет строится под задачи собственника и помогает анализировать прибыль, деньги, направления, товары и будущие решения.

Почему прибыль есть, а денег нет?

Чаще всего деньги находятся в товаре, дебиторской задолженности, оборудовании, авансах или направлены на погашение долгов. Причину показывает связка ОПиУ, ДДС и управленческого баланса.

Почему деньги есть, а прибыли нет?

Деньги могли поступить как аванс, кредит, заем или вложение собственника. Они увеличивают остаток на счете, но не означают, что бизнес заработал прибыль.

Как часто нужно формировать отчеты?

ОПиУ, ДДС и баланс обычно формируют ежемесячно. Движение денег и платежный календарь в активно работающем бизнесе контролируют еженедельно или ежедневно.

С какого оборота нужен управленческий учет?

Единого порога нет. Он нужен не при определенной выручке, а тогда, когда собственник уже не может надежно контролировать деньги, прибыль и обязательства без системных отчетов.

Можно ли понять прибыль только по банковской выписке?

Нет. Выписка показывает движение денег, но не учитывает корректно остатки товара, дебиторскую задолженность, авансы, кредиты, неоплаченные обязательства и распределение расходов по периодам.

Вывод

Если бизнес растет, а денег нет, это не обязательно означает, что компания убыточна.

Но это означает, что собственнику уже недостаточно смотреть на оборот и банковский счет.

Нужно увидеть всю систему:

• сколько бизнес заработал;
• сколько денег получил;
• куда направил деньги;
• какие обязательства еще не исполнил;
• сколько средств находится в товаре и дебиторской задолженности;
• какие направления создают прибыль;
• где возникает кассовый разрыв;
• сколько денег можно безопасно вывести.

Для этого нужны не отдельные таблицы, а связанная управленческая отчетность.

Когда у собственника есть ОПиУ, ДДС и управленческий баланс, вопрос “куда делись деньги?” перестает быть загадкой. Он превращается в конкретный финансовый ответ.

В «Коин Финанс» мы выстраиваем управленческий учет не ради отчетов как таковых. Мы начинаем с вопросов собственника и собираем систему, которая помогает видеть прибыль, контролировать деньги и принимать решения на основе цифр.

Оборот растет, а денег больше не становится?

Мы можем провести финансовую диагностику, восстановить движение денег, определить реальную прибыль, найти причины кассовых разрывов и собрать управленческие отчеты под вашу модель бизнеса.

«Коин Финанс» — бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, финансовый контроль и понятные цифры для собственника.

Разобраться, куда уходят деньги

Telegram: @coin_finans

Телефон: +7 925 098-10-00